офис-менеджер > Автоматизация офиса > Безопасность в офисе

Сегодня мы будем говорить о системе безопасности в офисе.

Многие компании уже не первый год пользуются постоянным доступом к сети Интернет. Уже долгое время такой доступ входит в джентльменский набор для современного офиса. К сожалению, долгое время высокоскоростной доступ был очень дорогим удовольствием. Однако за последний год ситуация кардинально изменилась, и теперь все большее количество компаний отдает предпочтение технологиям xDSL. Преимущества очевидны: можно использовать уже существующую «медяшку», сохранить имеющийся телефонный номер и при этом выйти в область мегабитных скоростей соединения. Однако очень многие компании пользуются морально устаревшими выделенными линиями (ISDN) по очень простой причине — из-за недостаточной квалификации специалистов. Именно эта причина и является основным препятствием на пути внедрения новых технологий.

Системы безопасности начального уровня.

Безопасность стоит дорого, однако это не может оправдать отсутствия в офисе хотя бы самых примитивных охранных систем. Естественно, если кто-либо очень хочет похитить что-нибудь из вашего офиса, то он организует эту операцию так, что вы сами откроете ему дверь и погрузите все в машину, да еще и пожелаете счастливого пути. Такова объективная реальность, и с этим ничего не поделаешь.

Самым простым способом повышения уровня безопасности является непрерывный видеомониторинг помещений компании и подходов к зданию. Когда-то это была очень серьезная задача, которая решалась исключительно специализированными компаниями. Однако сейчас мы имеем возможность построить систему видеонаблюдения начального уровня без привлечения специалистов. Для этого достаточно закупить несколько Web-камер и установить их в помещениях офиса.

При этом вы получаете возможность записывать картинку с этих камер. Кроме того, камеры high-end оборудуются датчиком движения, что позволяет минимизировать длительность периодов холостой работы. К тому же наличие таких камер существенно облегчает работу офиса — например, сотрудник получает возможность наблюдать reception и соответственно реагировать на появление клиента. Также значительно облегчается поиск сотрудника на территории компании и появляется реальная возможность контролировать длительность перекуров.

Кстати, о перекурах. Видеонаблюдение, конечно, вещь приятная, но определять время пребывания сотрудника в офисе, опираясь только на его результаты, практически невозможно. Выходом из ситуации может стать внедрение СКД1. В этом случае вместо ключей от помещений сотрудник получает персональную карту доступа, которая не только позволяет определить время его нахождения в офисе, но и ограничивает доступ к помещениям. Например, сотруднику отдела маркетинга нечего делать в коммутационной.

Теория контроля доступа к ресурсам весьма проста: группа А имеет полные права доступа, группа Б — ограниченные права и группа В не имеет вообще никаких прав. В теории все очень просто. Но на практике мы сталкиваемся с рядом сложностей. Например, руководство компании считает своим долгом иметь не меньшие права, чем офицер безопасности. При этом никакого смысла в этом нет, наоборот, увеличивается риск снижения общего уровня безопасности за счет непрофессионализма руководящего состава.

Именно по этой причине многие организации принимают ответственное решение о полной (с незначительными оговорками) независимости службы безопасности от руководства компании. Как правило, на должность «серого кардинала» — руководителя службы безопасности — выбирается человек, по каким-либо причинам преданный руководству компании или самой компании. Помимо должности, оклада и ряда льгот он получает возможность организации службы безопасности на свое усмотрение. Это означает выделение фонда заработной платы и фонда для приобретения необходимого оборудования.

Мы рассказали только вершину горы систем безопасности, не углубляясь в «тайны глубоких пещер» этой части. Этой теме мы посвящено ряд статей в еженедельном издании для руководителей «Dиректор info».

Офисная телефония.
 
Офисная телефония — еще одна причина головной боли руководителей. Действительно, контролировать расходы большого офиса на междугородные и международные телефонные переговоры очень трудно. До недавнего времени организации не имели возможности снизить свои расходы, оставаясь пленниками выбранного провайдера телефонии. Относительно недавно появившаяся услуга IP-телефонии позволила сократить эти расходы без смены провайдера. Офисной телефонии был посвящен ряд материалов, опубликованных в предыдущих выпусках нашего журнала.
 
Соединение удаленных офисов.

В последнее время все больше внимания уделяется проблеме соединения удаленных офисов в единую сеть. Условия современного бизнеса выдвигают эту задачу в число высокоприоритетных и жизненно необходимых для процветания любой компании. При этом основная задача — любой ценой избежать создания собственной кабельной инфраструктуры, требующей больших начальных вложений и непрерывного к себе внимания. Идеальным вариантом является использование уже существующих каналов связи, ответственность за работу которых несут другие организации.